Thema des Quartals

Q2/2019

Effektiver Umgang mit E-Mails

Die E-Mail ist eines der meist genutzten Kommunikationsmittel und ermöglicht eine rasche und effektive Verständigung. Auf der anderen Seite ist die E-Mail einer der größten Produktivitätskiller im Büroalltag. Das Erhalten von Spams, Nachrichten, die man anders hätte effektiver mitteilen können, das In-Kopiegesetzt-Werden bei irrelevanten Nachrichten und unnötig lange Mails rauben wertvolle Arbeitszeit.

Folgende 10 Handlungsempfehlungen zeigen, wie man E-Mails richtig verwendet:

  1. Wählen Sie das richtige Kommunikationsmittel
    Bevor man eine E-Mail verfasst, sollte man überlegen, ob es der sinnvollste Weg ist. Oft sind ein Anruf oder ein persönlichen Gespräch schneller und effektiver.
  2. Denken Sie an den Empfänger
    Wählen Sie den Empfängerkreis nach dem Motto „so groß wie nötig, aber so klein wie möglich“. Setzen Sie die „in Kopie“-Funktion mit Bedacht ein (ist die Info für die Personen wirklich relevant?).
  3. Verfassen Sie einen aussagekräftigen Betreff
    Die Empfänger sollten an der Betreffzeile sofort erkennen, worum es in der E-Mail geht.
  4. Sprechen Sie direkt an
    Schreiben Sie stets an eine konkrete Ansprechperson oder im Zweifelsfall an eine Personengruppe. Vermeiden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Besser: „Hallo Herr/Frau …“ etc.
  5. Strukturieren Sie Ihre E-Mail

    Eine gut formulierte und durchdachte Nachricht hat eine klare Struktur. Zu Beginn einer E-Mail sollten die wichtigsten Informationen gegeben werden, denn die Empfänger möchten wissen, warum sie kontaktiert wurden. Beantworten Sie in einem oder wenigen Sätzen die W-Fragen: Wer? Wie? Was? Wieso? Wo? Wann?

    Behandeln Sie – soweit wie möglich – nur ein Thema pro Nachricht. Dadurch können die digitalen Mitteilungen thematisch sortiert und abgelegt werden.

    In beruflichen E-Mails ist eine Signatur mit den Kontaktdaten Pflicht.

  6. Fassen Sie sich kurz
    Strukturieren Sie Ihre Mitteilung und verzichten Sie auf unnötige Informationen. Formulieren Sie Ihre Sätze präzise und auf den Punkt.
  7. Formatieren Sie Ihre E-Mail
    Das Auge liest mit! Sparen Sie nicht mit Leerzeilen oder Aufzählungszeichen. Der Inhalt sollte so gestaltet werden, dass er auch auf mobilen Geräten lesbar ist.
  8. Beachten Sie Formulierungen und Ausdrucksweise
    Achten Sie darauf, professionell, höflich und freundlich zu sein. Verwenden Sie geschäftlich keine Smileys etc., das könnte unprofessionell wirken. Die E-Mail ist ein offizielles Unternehmensdokument (Rechtschreibung und Grammatik sollten kontrolliert werden).
  9. Antworten Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums
    Lange Wartezeiten oder gar keine Rückmeldungen können negativ und desinteressiert wirken. Angemessen ist ein Zeitraum von 1 bis max. 2 Werktagen. Falls die Erledigung einer Aufgabe länger dauert, bestätigen Sie den Erhalt der E-Mail und teilen Sie mit, wann Sie den Sachverhalt bearbeiten werden.
  10. Was sollten Sie bei einer E-Mail vermeiden?
    • Lange und verschachtelte Sätze
    • Fremdwörter und Fachchinesisch
    • Wörter in Großbuchstaben
    • Unnötiges „In-Kopie-Setzen“

Fazit: Ihre E-Mails sind quasi wie Ihre Visitenkarte!

Quelle: StB Stefan Lami, E-Mails: 10 Handlungsempfehlungen für den effektiven Umgang.

Q1/2019

Diese Unterlagen können 2019 vernichtet werden

Für Kaufleute ergeben sich aus § 257 HGB gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Das Steuerrecht weitet diese Pflichten sowohl hinsichtlich des Umfangs der aufbewahrungs­pflichtigen Unterlagen als auch hinsichtlich des betroffenen Personenkreises aus. Hiernach haben alle Unternehmer, die buchführungs- und aufzeichnungs­pflichtig sind, die für die Besteuerung bedeutsamen Unterlagen aufzubewahren.

Ausgenommen von der gesetzlichen Aufbewahrungs­verpflichtung sind interne Aufzeichnungen, wie Kalender oder Arbeitsberichte. Ob und wie lange diese Unterlagen aufzubewahren sind, richtet sich allein nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.

Auch Lieferscheine unterliegen grundsätzlich nicht der Aufbewahrungs­verpflichtung. Sie können bereits vernichtet werden, wenn die Rechnung eingegangen bzw. versendet wurde. Ist der Lieferschein jedoch Rechnungsbestandteil, weil die Rechnung auf den Lieferschein Bezug nimmt, ist dieser zusammen mit der Rechnung aufzubewahren.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen 6 oder 10 Jahre.

Folgende Geschäftsunterlagen können im Jahr 2019 vernichtet werden:
  • Buchungsbelege (Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide und Kontoauszüge) aus dem Jahr 2008 oder früher
  • Bücher (z. B. Kassenbücher) in denen die letzte Eintragung im Jahr 2008 oder früher erfolgt ist
  • Jahresabschlüsse der Jahre 2008 oder früher
  • Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres
  • Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragung aus 2012 und früher
  • Erhaltene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, die 2012 oder früher erhalten oder versandt wurden
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege, z. B. Ein- und Ausfuhrbelege, Mahnvorgänge u. a. aus 2012 oder früher
Folgende Ausnahmen stehen einer Aktenvernichtung in 2019 entgegen:
  • laufende Außenprüfung für diese Zeiträume
  • Einspruch oder Klageverfahren für diese Zeiträume
  • vorläufige Steuerfestsetzung für diese Zeiträume
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen für diese Zeiträume
  • sofern die Unterlagen für Vorsteuerberichtigungstatbestände bedeutsam sind
Besondere Regelungen gelten für folgende Fallgruppen:
  • Private Auftraggeber, die Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück beziehen (z.B. Architektenleistungen, Leistungen von Gärtnern und Reinigungsfirmenen, Bau- und Reparaturleistungen) müssen diese Rechnungen zwei Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt am Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
  • Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften (z. B. Vermietungseinkünfte, Kapitaleinkünfte, Renteneinkünfte, Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit), die eine Einkommensteuer­erklärung elektronisch an das Finanzamt übermitteln, müssen die der Steuererklärung zu Grunde liegenden Belege aufbewahren. Die Aufbewahrungs­verpflichtung endet mit Eintritt der Bestandskraft des Steuerbescheids bzw. mit Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung.

Gerne beraten wir Sie im Einzelfall hinsichtlich dem Vorliegen der Voraussetzungen für eine Aktenvernichtung in 2019.

Q4/2018

SPENDEN – Helfen und Steuern sparen!

Weihnachtszeit ist Spendenzeit. Wem kann ich mein Geld anvertrauen? Wann spielt das Finanzamt mit? Dies sind die häufigsten Fragen, die Spender beschäftigen.

Spender können Ihre Steuerlast in beachtlicher Höhe senken. Dies gilt unabhängig davon, ob die Spende aus dem betrieblichen oder privaten Bereich erfolgt.

Hierzu ein Beispiel:

Bei einer abzugsfähigen Spende von 10.000 €, die aus dem Privatvermögen geleistet wurde und einem Steuersatz von 42 % reduziert sich die Einkommensteuerlast um 4.200 €. Die effektive Belastung durch die Spende von 10.000 € beträgt somit nur 5.800 €, da das Finanzamt die Steuer um 4.200 € geringer ansetzt!

Das Finanzamt ist jedoch nur dann mit von der Partie, wenn

  • die Spende an eine anerkannte steuerbegünstigte Organisation erbracht wird, die einen mildtätigen, kirchlichen oder gemeinnützigen Zweck verfolgt und
  • ein ordentlicher Nachweis für die Spende vorgelegt werden kann

Als Nachweis wird in der Regel die Spendenbescheinigung der Empfängerorganisation nach amtlich vorgeschriebenen Muster gefordert. Wichtige Ausnahme: Bei Spenden bis 200 € genügt ein vereinfachter Spendennachweis in Form eines Bareinzahlungsbelegs oder einer Buchungsbestätigung (Kontoauszug).

Ab 2016 verzichtet das Finanzamt auf die Vorlage der Spendenbescheinigungen zusammen mit der Einkommensteuererklärung. Stattdessen muss der Steuerpflichtige die Zuwendungsbescheinigung bzw. den vereinfachten Nachweis nur noch vorlegen, wenn das Finanzamt ihn dazu auffordert. Das Finanzamt kann die Vorlage bis zum Ablauf eines Jahres nach der Bekanntgabe des Bescheides verlangen. Bis dahin gilt: Alle Unterlagen sorgfältig aufbewahren.

Orientierung im Hinblick auf die Seriosität einer Organisation bietet das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI). Dieses verleiht Organisationen, die sparsam und wirtschaftliche arbeiten und sachlich und korrekt für sich werben das DZI-Spendensiegel jeweils für ein Jahr.

Über diesen Link kann eine Liste derjenigen Organisationen abgerufen werden, die aktuell das DZI-Spendensiegel führen.

Tipps für eine verantwortungsvolle Spendenpraxis können Sie hier herunter laden:

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Q3/2018

Digitale Lohnbuchhaltung

Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist ein wichtiger und sensibler Bereich für alle Unternehmen. Mithilfe digitaler Prozesse können Abläufe bei den vor- und nachgelagerten Tätigkeiten im Lohn effizient standardisiert werden. Dies trägt zu einer hohen Qualität der Lohnabrechnungen bei und schafft Freiräume für die persönliche Betreuung und Beratung unserer Mandanten.

Im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit wird die manuelle Datenerfassung in diversen Listen durch eine digitale Datenerfassung am PC ersetzt. Zusätzliche Dokumente, wie z.B. Verträge können gescannt und in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Monatliche Lohn-Auswertungen stehen ebenfalls digital bereit – für das Unternehmen und falls gewünscht, auch für den Mitarbeiter.

Ihre Vorteile:

  • Digital Erfassung der abrechnungsrelevanten Daten über DATEV Unternehmen online
  • Digitaler Zugriff des Arbeitgebers auf Lohn-/Gehaltsauswertungen zu jeder Zeit und an jedem Ort
  • Digitale Bereitstellung der Lohnabrechnung für die Arbeitnehmer möglich
  • Aufgrund einer digitalen Personalakte stehen alle Dokumente/Verträge unabhängig von Zeit und Ort strukturiert sowohl dem Arbeitgeber als auch der Kanzlei zur Verfügung.
  • Vereinfachte Abläufe im Unternehmen, da alle Daten und Dokumente über einen einheitlichen, digitalen Übermittlungsweg mit der Kanzlei ausgetauscht werden.
  • Identischer Kenntnisstand für Kanzlei und Mandant
  • Dienstreisen können zeitnah, bereits unterwegs über DATEV Unternehmen online erfasst werden

Gerne beraten wir Sie bei der Digitalisierung Ihrer Lohnabrechnung.

Q2/2018

Digitale Finanzbuchhaltung

Die herkömmliche Form der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant im Bereich der Buchhaltung erfolgt üblicherweise mittels Pendelordner. Dieses Vorgehen ist für Unternehmen oft nachteilig: Originalbelege befinden sich für eine gewisse Zeit nicht im Unternehmen sondern beim Steuerberater. Auswertungen zur Buchhaltung liegen erst einige Wochen nach Monatsende vor. Im Falle einer Außenprüfung muss das gesamte Belegwesen körperlich erneut bereitgestellt werden.

Die digitale Zusammenarbeit im Bereich der Finanzbuchhaltung vereinfacht die Abläufe und bietet Unternehmern einen echten Mehrwert. Anstelle der Papierbelege werden die Belege im Unternehmen bei Eingang gescannt und digital an die Kanzlei / DATEV übermittelt. Die Buchführung erfolgt laufend. Mit jedem Buchungssatz wird ein digitalisierter Beleg verknüpft. Das Unternehmen selbst kann jederzeit online auf Auswertungen zugreifen und in die Buchführung Einblick nehmen. Auf Basis der digitalen Belege können auch Zahlungsverkehr und Mahnwesen auf die Kanzlei ausgelagert werden.

Ihre Vorteile:

  • Zeitnahe Verbuchung der Geschäftsvorfälle
  • Schneller Zugriff auf aktuelle Auswertungen
  • Entlastung des Unternehmens durch Outsourcing von Zahlungsverkehr und Mahnwesen
  • Schnelle Auffindbarkeit der Belege durch Suchfunktion
  • Originalbelege bleiben im Unternehmen
  • Sofern die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens vorliegen, können Originalbelege vernichtet werden
  • Sichere und für Zwecke einer Außenprüfung geeignete Archivierung der digitalisierten Belege

Gerne beraten wir Sie bei der Umstellung Ihrer Buchhaltung.

Q1/2018

Papierlos

Das Arbeiten mit digitalen Belegen hat viele Vorteile: zum Beispiel das einfache Suchen oder das besonders schnelle Bearbeiten der Belege.

Häufig aber werden Papierbelege gescannten und neben der elektronischen Archivierung zusätzlich in Papierform aufbewahrt. So sammeln sich wahre Berge an Belegen auf den Archivflächen, was nicht nur Platz kostet, sondern auch bares Geld. Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ kann erreicht werden, dass digitalisierte Belege zum Originalbeleg werden und somit anschließend die Papierbelege nicht mehr aufzubewahren sind.

Voraussetzungen für die Durchführung des „ersetzenden Scannens“ sind:

  • Archivierungssoftware:
    revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online
  • Verfahrensdokumentation:
    der Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein

Auf Basis der von der Bundessteuerberaterkammer entwickelten „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ unterstützen wir bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation.

Gerne beraten wir Sie zu diesen und anderen Themen.

Q4/2017

Angemessenheit der Geschäftsführergehälter

Der Jahreswechsel ist in vielen Unternehmen Anlass dazu, bestehende Vergütungen anzupassen. Dies gilt auch für die Entlohnung des Gesellschafter-Geschäftsführers. Bei geplanten Gehaltserhöhungen für den Chef sollte folgendes beachtet werden:

Regelmäßig legen Betriebsprüfer ihr Augenmerk auf die Höhe der Vergütung von Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH. Einer Prüfung hält die Vergütung nur dann Stand, wenn deren Höhe angemessen ist. Andernfalls ist mit einer Umqualifizierung des unangemessenen Vergütungsanteils in eine sogenannte „verdeckte Gewinnausschüttung“ zu rechnen. Angemessenheit liegt regelmäßig dann vor, wenn die Vergütung einem Fremdvergleich standhält, d.h. der Vergütung eines Fremdgeschäftsführers eines vergleichbaren Unternehmens entspricht.

Hierzu hat die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe mit Schreiben vom 16. September 2016 eine Tabelle über die Angemessenheit von Geschäftsführergehälter veröffentlicht. Die Tabelle differenziert nach Branchengruppen, Umsatz und Mitarbeiterzahl. Sie gilt auch für das Jahr 2018 unverändert weiter.

Zu beachten ist allerdings, dass die Höhe der Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers zwar ein wesentlicher, jedoch nicht der einzige Faktor für die Beurteilung darstellt. Zur Vermeidung weiterer einschränkender Sachverhalte sollte Rat eingeholt werden.

Die gesamte Tabelle der OFD-Karlsruhe können Sie hier einsehen:

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Gerne beraten wir Sie zu diesen und anderen Themen.

Q3/2017

Neue Wertgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Die gegenwärtige Bundesregierung hat die Anhebung der Wertgrenzen für geringwertige Wirtschaftsgüter beschlossen. Ziel ist die Entlastung von Mittelstand und Handwerksbetrieben sowie die Förderung von Investitionen. Die Anhebung der Schwellen gilt für Investitionen, die ab dem 1.1.2018 getätigt werde. Im Einzelnen ist folgendes geregelt:

Sofortiger Betriebsausgabenabzug (NEU: bis € 250,00)

Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten nicht höher sind als € 150,00 können bereits jetzt sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Eine Aufnahme als GWG in das Anlageverzeichnis ist nicht erforderlich.

NEU ab 1.1.2018:
Der Gesetzgeber hat die Anhebung des Schwellenwertes von € 150,00 auf € 250,00 beschlossen.

GWG-Sofortabschreibung (NEU: € 250,00 – € 800,00)

Liegen die Anschaffungskosten zwischen bisher € 150,00 und € 410,00, müssen die Wirtschaftsgüter in ein Anlageverzeichnis aufgenommen werden. Die Wirtschaftsgüter können sodann aber voll abgeschrieben werden. Im Ergebnis erfolgt hierdurch im Anschaffungsjahr ein vollständiger Betriebsausgabenabzug.

NEU ab 1.1.2018:
Der untere Grenzwert beträgt ab 2018 € 250,00, der obere Grenzwerte wurde von € 410,00 auf € 800,00 erhöht.

Beispiel:
Ein Unternehmer möchte einen Laptop mit Anschaffungskosten in Höhe von € 700,00 anschaffen. Erfolgt die Anschaffung noch im Jahr 2017 müssen die Anschaffungskosten des Laptops auf 3 Jahre abgeschrieben werden. Bei Anschaffung im Jahr 2018 liegt ein GWG vor. Der Laptop kann im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden.

GWG-Poolabschreibung (NEU: € 250,00 – € 1.000,00)

Selbständige und Gewerbetreibende haben bereits bisher das jährliche Wahlrecht zur Nutzung der sog. Poolabschreibung. Hierfür werden alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen € 150,00 und € 1.000,00 in einen jährlichen Sammelposten aufgenommen und einheitlich über 5 Jahre abgeschrieben.

NEU ab 1.1.2018:
Die Neuregelung ab 2018 sieht die Anhebung der unteren Wertgrenze von bisher € 150,00 auf € 250,00 vor. Der obere Grenzwert beträgt unverändert € 1.000,00.

Wer kommt in den Genuss der Anhebung der Schwellenwerte?

Der Gesetzgeber wollte mit dieser Maßnahme gezielt den Mittelstand und Handwerksbetriebe entlasten. Daher gilt die Anhebung der genannten Schwellenwerte nur für Selbständige und Gewerbetreibende. Für Steuerpflichtige die Vermietungseinkünfte oder Einkünfte aus selbständiger Arbeit erzielen, verbleibt es hingegen bei der alten Regelung.

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Steuerpflichtigen ist der Netto-Betrag maßgeblich, in allen anderen Fällen der Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer.

Gerne beraten wir Sie zu diesen und anderen Themen.

Q1/2017

Erholungsbeihilfen

Das Erholungsgeld ist sowohl für den Chef als auch für den Mitarbeiter ein interessantes Vergütungsinstrument. Der Grund: Für den Mitarbeiter ist diese Zusatzzahlung steuer- und sozialversicherungsfrei. Aber auch der Arbeitgeber spart Sozialabgaben. Wird der Zuschuss nämlich vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % besteuert, löst dies Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Folgende Regeln sind hierbei zu beachten:

Erholungsbeihilfen sind Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten des Mitarbeiters. Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ausbezahlt werden. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass die Beihilfe auch tatsächlich zu Erholungszwecken verwendet wird. Davon kann ausgegangen werden, wenn die Auszahlung in zeitlichem Zusammenhang mit einem Urlaub gewährt wird. Ein zeitlicher Zusammenhang besteht, wenn der Urlaub innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe angetreten wird. Dabei kann der Urlaub auch zu Hause verbracht werden.

Es ist übrigens nicht erforderlich, dass der Arbeitgeber den Zuschuss einer größeren Zahl von Mitarbeitern gewährt. Es ist nicht zu beanstanden, wenn nur ein einzelner Arbeitnehmer die Sonderzahlung erhält. Hierdurch können bewusst Belohnungen und Motivationsanreize gesetzt werden.

Eine Erholungsbeihilfe kann jedoch pro Jahr nur bis zu einem bestimmten Betrag steuerbegünstigt und sozialversicherungsfrei gewährt werden:

Pro Arbeitnehmer156,00 €
Für den Ehegatten104,00 €
Pro Kind des Arbeitnehmers52,00 €

Beispiel:
Arbeitgeber will seinem Mitarbeiter, verheiratet, zwei Kinder, Erholungsgeld in Höhe des Maximalbetrags im Monat Juni auszahlen. Der Mitarbeiter hat für August 3 Wochen Urlaub beantragt.

Lösung:
Der Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe in Höhe von max. € 364,00 steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten. Aufgrund der zeitlichen Nähe zwischen Gewährung der Beihilfe und Urlaub des Arbeitnehmers kann die Lohnsteuerpauschalierung durch den Arbeitgeber erfolgen. Sozialabgaben sind keine zu entrichten.

Bei den genannten Beträgen handelt es sich um Freigrenzen. Das heißt: Wird der jeweilige Betrag auch nur um einen Cent überschritten, unterliegt der gesamte Betrag der Besteuerung, und nicht nur der überschießende Teilbetrag.

Abzugrenzen von der Erholungsbeihilfe sind Leistungen des Arbeitgebers zur Gesundheitsförderung der Mitarbeiter. Diese können zusätzlich zu Erholungsbeihilfen – bei Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen - bis zu einem Betrag von € 500,00 € pro Mitarbeiter und Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei ausbezahlt werden.

Gerne beraten wir Sie in Fragen der Lohnoptimierung und konkreten Umsetzung.

Q1/2017

Typische Berufskleidung: Welche Kosten sind steuerlich abziehbar?

Arbeitnehmer dürfen die Kosten für typische Berufskleidung als Werbungskosten absetzen, nicht jedoch die Kosten für normale Businesskleidung. Die Finanzverwaltung hat nun in einem Schreiben näher umrissen, welche Berufskleidung aus ihrer Sicht „typisch“ ist und somit steuerlich anerkannt wird. Danach gilt:

Typische Berufskleidung: Steuerlich berücksichtigt werden die Kosten für Kleidungsstücke, deren Verwendung für Zwecke der privaten Lebensführung aufgrund berufsspezifischer Eigenschaften so gut wie ausgeschlossen ist. Hierzu gehören Amtstrachten, der schwarze Anzug eines Leichenbestatters oder eines katholischen Geistlichen, der Frack eines Kellners, der Cut eines Empfangschefs, uniformähnliche Dienstkleidung der Mitarbeiter einer Fluggesellschaft, Arbeits(schutz)anzüge, Schutzhelme, Sicherheitsschuhe, Uniformen sowie die Kleidung von Köchen und Schornsteinfegern.

Hinweis: Prinzipiell gehören auch weiße Arztkittel und weiße Arbeitskleidung in Krankenhäusern und Arztpraxen zur absetzbaren typischen Berufskleidung, wobei die darunter getragenen weißen T-Shirts und Socken nicht unbedingt abziehbar sind. Wer seine Chancen auf eine steuerliche Anerkennung erhöhen will, sollte diese Kleidungsstücke in einem Spezialgeschäft für Berufsbekleidung kaufen.

Darüber hinaus gilt:

Businesskleidung: Nach einem Urteil des Finanzgerichts Hamburg kann Businesskleidung nicht als typische Berufskleidung abgesetzt werden. Geklagt hatte ein Rechtsanwalt einer internationalen Kanzlei, der sich hochwertige Kleidung für seinen Arbeitsalltag zugelegt hatte. Das Gericht lehnte einen Kostenabzug ab und verwies darauf, dass die Kleidungsstücke problemlos auch privat getragen werden könnten. Es fehle an einer klaren Abgrenzung zur privaten Nutzung.

Reinigungskosten: Sind Kleidungsstücke als typische Berufskleidung abziehbar, können auch die Kosten für deren Reinigung (Waschen, Trocknen und Bügeln) abgezogen werden. Abziehbar sind sowohl die Kosten für eine Wäscherei als auch für das Waschen in Eigenregie.

Berufskleidung vom Arbeitgeber: Stellt ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern für die Arbeitszeit einheitliche Kleidungsstücke zur Verfügung, wird damit nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs auf Seiten der Arbeitnehmer kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil begründet, wenn die Überlassung der Kleidung im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt ist.

Q3/2016

Strategien für den Notfall – Teil 2: Die Vorsorgevollmacht

Zentraler Bestandteil eines jeden Notfallkonzepts sollte die Vorsorgevollmacht sein. Die Vorsorgevollmacht regelt die Vertretungsbefugnis für den Fall, dass eine eigene Willensäußerung durch Krankheit, Unfall oder altersbedingt nicht mehr möglich ist.

Verwandte, Kinder, Ehegatten oder Geschäftspartner haben kein gesetzliches Vertretungsrecht. Wer nicht vorsorgt, und aufgrund körperlicher, geistiger oder seelischen Einschränkungen plötzlich nicht mehr in der Lage ist, seine Angelegenheiten ganz oder teilweise zu besorgen, für den bestellt das Gericht einen Betreuer. Dies gilt im privaten wie im betrieblichen Bereich gleichermaßen.

Die Geschäftsunfähigkeit eines Gesellschafters führt weder bei der Kapitalgesellschaft (z.B. GmbH) noch bei der Personengesellschaft (z.B. KG) zum Verlust der Gesellschafterstellung. Vielmehr tritt bei Verlust der Handlungsfähigkeit ein gerichtlich bestellter Betreuer an die Stelle des Unternehmers und nimmt dessen Rechte wahr. Mit der Erteilung einer Vorsorgevollmacht wird die gesetzlich angeordnete Betreuung vermieden. Der Vollmachtgeber bestimmt selbst, wer ihn im Falle eines Falles in den privaten und unternehmerischen Belangen vertreten soll. Mit klar formulierten Anweisungen wird sichergestellt, dass die eigenen Interessen durch eine Vertrauensperson/en gewahrt werden. Durch die notarielle Beurkundung gilt eine solche Vollmacht auch gegenüber Behörden, Gerichten und Banken.

Die Vorsorgevollmacht ermöglicht auch, verschiedene Personen, entsprechend ihrer Kenntnisse, mit unterschiedlichen Aufgaben zu bevollmächtigen.

Hinsichtlich der Vertretung im Bereich der Gesundheitssorge empfiehlt sich die ergänzende Abfassung einer Patientenverfügung. Dort können konkrete Behandlungswünsche verbindlich geäußert werden.

Gerne beraten wir Sie bezüglich einer auf Ihre Belange angepassten Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung.

Eine Mustervollmacht sowie die christliche Patientenvorsorge der Deutschen Bischofskonferenz und des Rates der Evangelischen Kirche können Sie hier herunter laden:

Muster VorsorgevollmachtChristliche Patientenvorsorge
Q2/2016

Strategien für den Notfall

Inhabergeführte Unternehmen leben von der Präsenz und Verfügbarkeit des Unternehmers. In der Regel bündeln sich alle Informationen beim Firmeninhaber – er ist Leitfigur, Entscheider, Ansprechpartner für Kunden, Lieferanten und Banken. Ein Unfall oder eine Krankheit des Firmenchefs reicht aus - und das Unternehmen ist schnell handlungsunfähig.

Der Unternehmer mit Weitsicht stellt sich dem Thema „Was wäre wenn?“. Mit rechtzeitigen Vorkehrungen für den Ernstfall können die dramatischen Folgen eines plötzlichen Ausfalls aufgefangen werden. Stellen Sie für den worst-case einen Notfall-Ordner bereit. Dieser sollte alles enthalten, was für die Fortführung der Geschäfte entscheidend ist. Mit dem Notfallordner haben Sie nicht nur ein umfangreiches Nachschlagewerk und einen zentralen Ort zur Ablage Ihrer wichtigsten Dokumente und Unterlagen. Sie helfen Ihren Angehörigen oder anderen Personen auch, für den Fall, dass Sie einmal selbst nicht mehr dazu in der Lage sind, einen Überblick über wichtigste Zahlen, Daten, Dokumente und Angaben zu erhalten.

Wesentliche Bestandteile eines Notfallordners sind:

  • Operativer Notfallplan
  • Vertretungsplan und Vollmachten
  • Unternehmertestament
  • Aktuelle Vermögensaufstellung
  • Geschäftliche Unterlagen (Verträge, Versicherungsscheine, etc.)
  • Wichtige Adressen (Banken, Berater, etc.)
  • Passwörter und Schlüssel

Der Notfallordner sollte so hinterlegt sein, dass ein schneller Zugriff im Ernstfall möglich ist. So kann z. B. zusätzlich zur Papierablage im Betrieb eine elektronische Hinterlegung beim Steuerberater erfolgen. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung eines auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Notfallordners.

Wie zwei Betriebe mit dem plötzlichen Ausfall des Unternehmers umgegangen sind, zeigen folgende Presseartikel die im Handelsblatt erschienen sind:

Ein schweres ErbeChefin aus Not
Q1/2016

Lohnoptimierung – So kommt mehr an

Lohnerhöhungen sind teuer für den Arbeitgeber und führen aufgrund der Steuerprogression und Sozialabgaben zu hohen Abzügen. Mitarbeitern beklagen oftmals, dass von der Lohnerhöhung kaum etwas übrig bleibt. Damit Leistungsanreize auch ankommen, empfiehlt es sich, Gestaltungsinstrumente zur Nettolohnoptimierung zu prüfen.

Der Gesetzgeber lässt eine beachtliche Anzahl von Möglichkeiten zu. Diese sind in der Regel sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber von Vorteil. Neben wirtschaftlichen Aspekten kann auch eine erhöhte Bindung des Arbeitnehmers an den Betrieb erreicht werden.

Die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Begünstigung knüpft allerdings in den meisten Fällen an folgende Voraussetzung: Die betreffende Leistung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Schädlich sind demnach Gehaltsumwandlungen. Für geplante Gehaltserhöhungen stehen jedoch Gestaltungsinstrumente zur Nettolohnoptimierung zur Verfügung.

Zur Vermeidung von Fehlerquellen empfiehlt es sich, die Vergütungsstrategie eng mit dem Steuerberater abzustimmen. Gerne begleiten wir Sie bei allen Fragen rund um die Nettolohnoptimierung.

Einen Katalog der begünstigten Leistungen können Sie hier herunter laden:

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Q4/2015

Reflexion und Ausblick

Ein Jahreswechsel ist auch stets eine Einladung inne zu halten und Bilanz zu ziehen. Mit folgenden Fragen möchten wir Sie zu einer privaten und beruflichen Standortbestimmung inspirieren:

  • Welche Ziele (privat / geschäftlich) habe ich im Jahr 2015 erreicht? Wo bin ich gescheitert?
  • Befinden sich meine beruflichen und privaten Belange im Einklang (Work-Life-Balance)?
  • Habe ich geeignete Regelungen für den Notfall getroffen, z.B. durch Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung und Testament?
  • Entsprechen bestehende vertragliche Regelungen noch den tatsächlichen Verhältnissen oder sind Überprüfungen und ggf. Anpassungen nötig?
  • Welche konkreten Ziele habe ich für das Jahr 2016? Besteht eine Planung zur Zielerreichung (Meilensteine)?
  • Was wäre mir, aus heutiger Sicht, am Ende des Jahres 2016 wichtig?

Gerne stehen wir Ihnen auch zu diesen Themen als Gesprächspartner zur Verfügung.

Q3/2015

Kundenzufriedenheit

Neukundenakquise ist rund fünfmal teurer als die Pflege bestehender Kundenbeziehungen. Besteht noch keine Kundenbeziehung, muss ein potentieller Kunde aufwendig von der Güte eines Produkts oder Dienstleistung überzeugt werden – etwa mit Werbung oder auf Messen und Ausstellungen. Dennoch wird häufig die Kundenpflege vernachlässigt und darauf vertraut, dass der Kunde schon von alleine wiederkommen wird. In unserer schnelllebigen Welt oft ein Fehler, denn Kunden wenden sich ab, wenn sie das Gefühl haben, dass man sich nicht (intensiv) um sie kümmert.

Dies gilt für alle Branchen, auch für unsere Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkanzlei. Auch wir leben von zufriedenen Kunden! Um herauszufinden wie wir uns noch verbessern können oder wo wir eventuell „betriebsblind“ geworden sind, haben wir uns entschieden mit Hilfe der DATEV im September 2015 eine Mandantenbefragung durchzuführen. Hierzu werden unsere Mandanten unter Wahrung des Datenschutzes von DATEV per Email angeschrieben. Die Antworten werden dann ebenfalls von DATEV ausgewertet und für uns in anonymisierter Form aufbereitet. Wir sind gespannt auf das Ergebnis!

Selbstverständlich freuen wir uns auch über jede persönliche Rückmeldung unter dem Motto:
„Wenn Sie mit uns nicht zufrieden sind sagen Sie es bitte uns.
Wenn Sie mit uns zufrieden sind, sagen Sie es bitte weiter!“

Q2/2015

Lohn vom Experten

Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird immer komplexer. Zum einen werden im Zuge der Digitalisierung auch bei der Lohnabrechnung immer mehr gewohnte Abläufe auf digitale Prozesse umgestellt. Zum anderen ändern sich häufig die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen. So gilt beispielsweise der flächendeckende Mindestlohn für Deutschland seit dem 01.01.2015.

Aufgrund zunehmender Komplexität vertrauen bereits heute über 1,2 Millionen Unternehm in Deutschland für die Entgeltabrechnung auf ihren Steuerberater. Im DATEV-Rechenzentrum werden monatlich über 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt. Auch Finkbeiner & Partner bietet im Bereich der Entgeltabrechnung kompetente Hilfe und Beratung unter Einsatz der DATEV-Programme an. Mit unserer neuen Mitarbeiterin, Frau Viola Ruf-Schrenk, haben wir gerade diesbezüglich an Know-How gewonnen. Die Zusammenarbeit zwischen uns und unseren Mandanten im Lohnbereich ist flexibel und variantenreich.
Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Sie sind auf der sicheren Seite – auch bei Betriebsprüfungen
  • Sie erhalten Ihre Lohnabrechnungen pünktlich und zuverlässig
  • Sie sind nicht abhängig von einem betriebsinternen Lohn-Mitarbeiter (Urlaub, Krankheit)
  • Sie müssen keine eigene Lohn-Software anschaffen und pflegen
  • Sie müssen sich kein komplexes Fachwissen aneignen und es durch Schulungen aktuell halten
  • Sie können sich beruhigt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren
  • Ihre Daten werden im DATEV-Rechenzentrum sicher archiviert
  • Sie haben jederzeit einen Experten für alle Fragen rund um die Entgeltabrechnung
  • Service aus einer Hand - Ihr steuerlicher Berater kennt Ihren Betrieb und berät Sie umfassend und vorausschauend in allen wirtschaftlichen Belangen (z.B. steueroptimierte Arbeitgeberleistungen)
  • Sie können die Zusammenarbeit individuell gestalten

Die Kosten werden in Abhängigkeit von der Anzahl der monatlichen Entgeltabrechnungen und deren Schwierigkeitsgrad festgesetzt und liegen monatlich zwischen 15,00 € und 17,00 € je Mitarbeiter zzgl. 20,00 € Auslagenersatz pro Monat für die Abwicklung und Archivierung über das DATEV-Rechenzentrum. Gerne unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches und auf Ihren Bedarf abgestimmtes Angebot.

Sprechen Sie uns an, wie wir Sie am besten entlasten können.

Q1/2015

Elektronische Rechnungen richtig archivieren

Vor noch nicht allzu langer Zeit war die Ablage der Ein- und Ausgangspost recht einfach. Alles Wichtige gab es in Papier, die Dokumente wurden zeitnah und systematisch in Ordnern abgelegt.

Im Zeitalter des papierlosen Büros ist das natürlich ganz anders. Zunehmend erfolgt nicht nur die allgemeine Geschäftskommunikation per E-Mail sondern auch der Versand von Kontoauszügen und Rechnungen in elektronischer Form nimmt zu. Die Finanzverwaltung gibt für die Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge und Rechnungen feste Regeln vor.

So gilt für elektronische Rechnungen und Kontoauszüge – ebenso wie für Papierbelege – eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Dabei genügt es nicht, den Ausdruck auf Papier abzulegen. Vielmehr sind elektronische Belege zwingend elektronisch aufzubewahren. Eine Vereinfachung tritt jedoch zum 01.01.2015 in Kraft: Sofern die E-Mail lediglich Transportfunktion hat, genügt die Archivierung des beigefügten elektronischen Belegs. Die E-Mail selbst unterliegt nicht mehr der Aufbewahrungspflicht.

Eine detaillierte Checkliste über die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen und Belegen können Sie hier herunterladen:

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Q4/2014

Mit Plan ins neue Jahr

Wer ein Ziel erreichen will, muss es zuerst einmal definieren. Mit einer Unternehmensplanung für 2015 unterstützten wir unsere Mandanten sowohl bei der Zielfindung als auch bei der Zielerreichung.

Unser Leistungsangebot richtet sich vor allem an mittelständische Unternehmen sowie Gewerbetreibende und Freiberufler, die Ihre Planung verlässlich gestalten möchten, aussagekräftige Planungsunterlagen zur Information der Hausbank benötigen und die in ihrem laufenden Geschäft Soll-Ist-Vergleiche zur Unternehmenssteuerung verwenden wollen.

Ziel unserer Beratung ist es, die Folgen und Restriktionen Ihrer unternehmerischen Strategien zu systematisieren und zwar in folgenden Schritten:

  1. Wir analysieren Ihre aktuelle Situation.
  2. Wir besprechen mit Ihnen Ihre geplante Geschäftsentwicklung.
  3. Wir erstellen einen Maßnahmenplan aus Ihrer aktuellen Situation, Ihren Zielen und Ihrem Vorhaben.
  4. Wir justieren Teilbereiche, wie Investitionen, Personal, Finanzierung und Umsätze.
  5. Wir erstellen Ihre Planrechnung.

Bitte nehmen Sie bei Interesse Kontakt mit Herrn Finkbeiner auf.