Digital

Die digitale Transformation ist bereits Realität – und wir sind mittendrin. Wer als Unternehmen zukunftsfähig bleiben will, muss sich mit dem technologischen Fortschritt auseinander setzen. Dies gilt auch für uns als Kanzlei.

Daher bieten wir unseren Mandanten nicht nur eine qualitativ hochwertige Dienstleistung an, sondern verbinden diese mit dem Einsatz moderner Technologie.

Im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit können einzelne oder ganze Prozesse des betrieblichen Rechnungswesens und Personalwesens auf unsere Kanzlei ausgelagert werden. Neben der klassischen Buchführungstätigkeit sind dies beispielsweise auch die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Durchführung des Mahnwesens oder die Abwicklung der Reisekostenabrechnung.

Mit unserem digitalen Dienstleistungsangebot unterstützen wir unsere Mandanten in der Optimierung von Unternehmensprozessen und der Generierung von Entlastungspotentialen.

Um ein hohes Maß an Datensicherheit zu gewährleisten, arbeiten wir ausschließlich mit unserem langjährigen Software-Partner DATEV zusammen.

Papierlos

Das Arbeiten mit digitalen Belegen hat viele Vorteile: zum Beispiel das einfache Suchen oder das besonders schnelle Bearbeiten der Belege.

Häufig aber werden Papierbelege gescannten und neben der elektronischen Archivierung zusätzlich in Papierform aufbewahrt. So sammeln sich wahre Berge an Belegen auf den Archivflächen, was nicht nur Platz kostet, sondern auch bares Geld. Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ kann erreicht werden, dass digitalisierte Belege zum Originalbeleg werden und somit anschließend die Papierbelege nicht mehr aufzubewahren sind.

Voraussetzungen für die Durchführung des „ersetzenden Scannens“ sind:

  • Archivierungssoftware:
    revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege, wie z. B. DATEV Unternehmen online
  • Verfahrensdokumentation:
    der Prozesse vom Eingang des Papierbelegs über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung müssen dokumentiert sein

Auf Basis der von der Bundessteuerberaterkammer entwickelten „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ unterstützen wir bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation.

In der Verfahrensdokumentation sollte auch geregelt sein, wie elektronische Rechnungen archiviert werden, insbesondere wie mit Eingangsrechnungen umgangen wird, welche per Email im Unternehmen eingehen. Ohne eine entsprechende Dokumentation besteht die Gefahr, dass die Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß beurteilt und z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet wird.

Finanzbuchhaltung

Die herkömmliche Form der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant im Bereich der Buchhaltung erfolgt üblicherweise mittels Pendelordner. Dieses Vorgehen ist für Unternehmen oft nachteilig: Originalbelege befinden sich für eine gewisse Zeit nicht im Unternehmen sondern beim Steuerberater. Auswertungen zur Buchhaltung liegen erst einige Wochen nach Monatsende vor. Im Falle einer Außenprüfung muss das gesamte Belegwesen körperlich erneut bereitgestellt werden.

Die digitale Zusammenarbeit im Bereich der Finanzbuchhaltung vereinfacht die Abläufe und bietet Unternehmern einen echten Mehrwert. Anstelle der Papierbelege werden die Belege im Unternehmen bei Eingang gescannt und digital an die Kanzlei / DATEV übermittelt. Die Buchführung erfolgt laufend. Mit jedem Buchungssatz wird ein digitalisierter Beleg verknüpft. Auf Basis der digitalen Belege können auch Zahlungsverkehr und Mahnwesen auf die Kanzlei ausgelagert werden.

Finanzbuchhaltung

Unser digitales Leistungsangebot im Bereich der Finanzbuchhaltung umfasst:

  • Elektronisches Bankbuchen
  • Elektronisches Belegbuchen über DATEV Unternehmen online
  • Elektronische Führung des Kassenbuchs
  • Durchführung des Zahlungsverkehrs
  • Durchführung des Mahnwesens

Ihre Vorteile:

  • Zeitnahe Verbuchung der Geschäftsvorfälle
  • Schneller Zugriff auf aktuelle Auswertungen
  • Entlastung des Unternehmens durch Outsourcing von Zahlungsverkehr und Mahnwesen
  • Schnelle Auffindbarkeit der Belege durch Suchfunktion
  • Originalbelege bleiben im Unternehmen
  • Sofern die Voraussetzungen des ersetzenden Scannens vorliegen, können Originalbelege vernichtet werden
  • Sichere und für Zwecke einer Außenprüfung geeignete Archivierung der digitalisierten Belege

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern ist ein wichtiger und sensibler Bereich für alle Unternehmen. Mithilfe digitaler Prozesse können Abläufe bei den vor- und nachgelagerten Tätigkeiten im Lohn effizient standardisiert werden. Dies trägt zu einer hohen Qualität der Lohnabrechnungen bei und schafft Freiräume für die persönliche Betreuung und Beratung unserer Mandanten.

Im Rahmen der digitalen Zusammenarbeit wird die manuelle Datenerfassung in diversen Listen durch eine digitale Datenerfassung am PC ersetzt. Zusätzliche Dokumente, wie z.B. Verträge können gescannt und in der elektronischen Personalakte abgelegt werden. Monatliche Lohn-Auswertungen stehen ebenfalls digital bereit – für das Unternehmen und falls gewünscht, auch für den Mitarbeiter.

Lohnabrechnung

Unser digitales Leistungsangebot im Bereich des Personalwesens umfasst:

  • Lohn Vorerfassung mit DATEV Unternehmen online
  • Führung einer digitalen Personalakte mit Zugriff für Mandant und Kanzlei
  • Auswertungen über DATEV Unternehmen online
  • Reisekostenabrechnung über DATEV Unternehmen online

Ihre Vorteile:

  • Erfassung der abrechnungsrelevanten Daten und Einsichtnahme in Lohn-/Gehaltsauswertungen zu jeder Zeit und an jedem Ort möglich
  • Vereinfachte Abläufe im Unternehmen, da alle Daten und Dokumente über einen einheitlichen, digitalen Übermittlungsweg mit der Kanzlei ausgetauscht werden.
  • Aufgrund der digitalen Personalakte stehen alle Dokumente unabhängig von Zeit und Ort strukturiert zur Verfügung.
  • Identischer Kenntnisstand für Kanzlei und Mandant
  • Dienstreisen können zeitnah, bereits unterwegs erfasst werden